Sygnaliści w spółce akcyjnej

Jeżeli jeszcze nie słyszałeś o sygnalistach, to na pewno niedługo to się zmieni. W grudniu zaczną obowiązywać nowe przepisy dotyczące zgłaszania nieprawidłowości dostrzeżonych w prywatnych i publicznych przedsiębiorstwach. Osoby zgłaszające to tzw. sygnaliści. Sygnaliści w spółce akcyjnej również się pojawią.

Przepisy dotyczące sygnalistów pewnie nie będą taką rewolucją jaką było RODO, ponieważ nie będą dotyczyć każdego. Zaczną obowiązywać od 17 grudnia 2021 r., a w niektórych przypadkach od 17 grudnia 2023 r.

W Polsce nie ma jeszcze gotowej ustawy o sygnalistach, ale projekt jest już na takim etapie, że można śmiało podjąć kroki do przygotowań i wdrożenia przepisów.

Sygnaliści w spółce akcyjnej 

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą. Jeżeli w Twojej spółce występują jakieś nieprawidłowości, to taka osoba będzie mogła dokonać zgłoszenia.

W spółce powinny zostać zapewnione odpowiednie warunki i procedury takiego zgłoszenia. Oczywiście nie każda spółka będzie miała taki obowiązek.

Od 17 grudnia 2021 r. podmioty zatrudniające ponad 250 pracowników będą zobowiązane do wprowadzenia takich regulacji, a od 17 grudnia 2023 r. podmioty zatrudniające od 50 do 250 osób. Ustawodawca nie zdecydował się na narzucenie takiego obowiązku mniejszym podmiotom, które zatrudniają do 49 osób.

Podmioty, które zatrudniają poniżej 50 pracowników, mają obowiązek stosowania przepisów o sygnalistach jeżeli działają w szeroko pojętym sektorze finansowym.

Podstawy do zgłoszenia nieprawidłowości

Oczywiście, to nie wygląda tak, że każdą nieprawidłowość będzie można zgłosić. Sygnalista powinien mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia.

Przepisy dotyczące sygnalistów nie będą dotyczyć sytuacji, jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego.

Osoba, która chce dokonać zgłoszenia, powinna jednak dokładnie przeanalizować sprawę i zastanowić się czy jego zgłoszenie kwalifikuje się do tego. Za zgłoszenie nieprawdziwych informacji grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.

Myślę, że będą osoby, które z jakiś powodów będą chciały zrobić zły PR danej spółce (pracodawcy) i będą podejmować próby fałszywych zgłoszeń.

Wewnętrzne zgłoszenie

Sygnalista powinien mieć możliwość dokonania wewnętrznego zgłoszenia nieprawidłowości za pośrednictwem wewnętrznych kanałów w spółce. To pracodawca (np. spółka akcyjna) będzie zobowiązana do stworzenia regulacji oraz takich kanałów (np. specjalny program przeznaczony do zgłoszeń).

W spółce trzeba wyznaczyć odpowiednią osobę, która będzie takie zgłoszenia przyjmować i podejmować odpowiednie działania następcze.

Pamiętaj, że spółka musi zapewnić ochronę tożsamości dla osoby zgłaszającej, więc kanały zgłoszeń powinny zapewniać bezpieczeństwo, a osoby obsługujące zgłoszenia muszą zostać zobowiązane do poufności (najlepiej pod rygorem kary umownej). Niezależnie od kary umownej, taka osoba naraża się na odpowiedzialność karną za ujawnienie danych osoby zgłaszającej.

Pracodawca powinien ustalić regulamin zgłoszeń wewnętrznych po konsultacji z:

1. 1. 1. zakładową organizacją związkową albo
      2. przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowe.

Regulamin powinien zacząć obowiązywać w terminie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracownikom.

Jednym z obowiązków pracodawcy będzie również prowadzenie rejestru zgłoszeń. 

Publiczne ujawnienie nieprawidłowości

W pewnych sytuacjach, sygnalista będzie mógł ujawnić nieprawidłowości publicznie. Aby do tego mogło dojść, muszą zostać spełnione odpowiednie przesłanki.

Zanim sygnalista publicznie ujawni nieprawidłowości, musi najpierw dokonać zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego (albo tylko zewnętrznego). Po dokonaniu zgłoszeń, pracodawca albo organ publiczny powinni w odpowiednim terminie podjąć odpowiednie działania następcze lub przekazać sygnaliście informację zwrotną.

Jeże tego nie zrobią, sygnalista ma prawo publicznie ujawnić nieprawidłowości (jeżeli tylko chce).

Sygnaliści w spółce akcyjnej pod ochroną

Osoba zgłaszająca nieprawidłowości powinna mieć zapewnioną odpowiednią ochroną. Pracodawca nie może stosować wobec nich działań odwetowych.

Za działania odwetowe uznaje się m.in.:

1. 1. 1. odmowę nawiązania stosunku pracy,
      2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
      3. obniżenie wynagrodzenia za pracę,
      4. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
      5. przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
      6. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe.

Wymieniłem tylko przykładowe działania odwetowe. W projekcie ustawy możemy znaleźć ich dużo więcej, ale są tam podane tylko przykłady. Tak naprawdę, w każdej sytuacji trzeba będzie indywidualnie ocenić czy działanie pracodawcy było działaniem odwetowym.

Pracodawca, który będzie stosował działania odwetowe, narazi się na odpowiedzialność karną za swoje zachowanie.

Podsumowanie

Obowiązków związanych z sygnalistami jest trochę więcej niż przedstawiłem w artykule, ale nie sposób tego wszystkiego ująć w jednym wpisie. W ustawie wskazano konkretne elementy, które powinien zawierać regulamin dokonywania zgłoszeń.

Pamiętaj również, że jeżeli jesteś pracodawcą, to będziesz administratorem danych osobowych, które będą znajdować się w rejestrze zgłoszeń.

Przepisy dotyczą raczej większych podmiotów, ale jeżeli jesteś blisko granicy ilości zatrudnionych pracowników (ok 50), to warto, żebyś się przyjrzał tym przepisom.